Tietosuojaseloste 

Rekisterin nimi

Käyttöauto Oy:n asiakas- ja henkilötietorekisteri

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Käyttöauto Oy, jäljempänä Käyttöauto
Y-tunnus 0653423-0
PL 3, 60101 Seinäjoki
Käyntiosoite: Pohjankaari 2, Seinäjoki
[email protected]
Puhelin: vaihde 06-4185 111 

Yleistä

Käyttöauto on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetusta ja muita tieto- ja yksityisyyden suojaan liittyviä säännöksiä. Tietosuojaselosteemme antaa tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme ja mistä syystä. Tietosuojaselosteemme koskee kaikkia Käyttöauton harjoittamia automyynti-, huolto-, vuokraus-, varaosa-, leasing- ja rahoituspalveluita myymälöissämme sekä verkkosivujemme toimintaa ja sosiaalisen median tilejämme. Tietosuojaselostetta sovelletaan lisäksi yhteistyökumppaneidemme ja muiden palveluntarjoajien kanssa harjoittamaamme toimintaan, rekrytointiimme sekä kiinteistöjemme kameravalvontaan.

Kerättävät henkilötiedot

Keräämme asiakkaiden henkilötietoja, jotta voimme tarjota parempaa ja yksilöllisempää palvelua ja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Tarjoamme autojen ja tarvikkeiden hankintaan, rahoitukseen, huoltoon, vuokraukseen ja käyttöön liittyviä palveluita. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näiden palveluiden tarjoamiseen liittyvä asiakassuhde, sopimus taikka henkilön antama toimeksianto tai suostumus tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tunnistamista koskeviin tai lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoidossa ja markkinoinnissa perustuu oikeutettuun etuun. Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja välttämättömiä edellä mainittujen toimien suorittamiseksi.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen
• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
• liiketoiminnan suunnitteluun, seurantaan ja kehitykseen
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• verkkomainontaan (sisältäen esim. hakukonemainonnan ja sosiaalisen median mainonnan)
• suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• kiinteistöjen ja omaisuuden turvallisuuden varmistamiseen
• rekrytointi

Rekisterin tietosisältö ja -lähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään heidän suostumuksellaan, esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, koeajosta sovittaessa, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä, asiakkuuden aikana tai rekrytoinnin yhteydessä. Rekisteröity on voinut luovuttaa tietojaan myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai lähettämällä työhakemuksen.

Käyttöauto käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointitarkoituksessa. Henkilötietoja voidaan kerätä myös yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii.

1. Henkilön yhteystiedot

Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli sekä henkilötunnus lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa.

2. Ajoneuvotiedot

Auton merkki, malli, valmiste- ja rekisterinumero, ajokilometrit, ostotapahtuma-, takuu- ja huoltotiedot. 

3. Tuntemistiedot

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot.

4. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Erilaiset asiakkuuteen ja asiointiin, asiakastyytyväisyyteen, tarjoukseen, markkinointiin, tilaukseen, palveluihin, laskutukseen, maksamiseen, perintään sekä reklamaatioihin liittyvät tiedot ja suostumukset.

5. Käyttäytymis- ja tekniset tunnistamistiedot

Asiakkaan verkkokäyttäytymisen ja Käyttöauton palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite ja verkkosivuasiointiin liittyvät tiedot.

6. Kameravalvonta

Liiketiloihin ja niiden ympäristöön sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity on tunnistettavissa.

8. Rekrytointitiedot

Rekisteröidyn työhakemuksessa, ansioluettelossa ja muussa rekrytointimateriaalissa antamat tiedot sekä rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot.

Henkilötietojen säilyttäminen

Käyttöauto säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, mikäli lainsäädäntö ei velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vaatimukset), tai ellei tietoja tarvita esim. oikeusprosessia tai tuote- ja virhevastuuta varten. Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Markkinointia liittyviä henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin rekisteröity on markkinoinnin kohteena, eikä sähköiseen tai muuhun suoramarkkinointiin annettua suostumusta ole peruutettu tai rekisteröity ei ole vastustanut häntä koskevien henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

Kun henkilötietojen säilyttämien ei enää ole tarpeellista edellä esitetyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, elleivät esim. lakiin perustuvat velvoitteet vaadi säilyttämään tietoja pidempään.

Henkilötietoja käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joilla on työtehtäviensä puitteissa asianmukainen tarve ja peruste henkilötietojen käsittelyyn esim. automyynnissä, huollossa tai hallinnossa työskentelevät henkilöt. Käyttöauto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkoisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Käyttöautolle IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja Käyttöauton yhteistyökumppaneille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Käyttöauton edustamille maahantuojille mm. maahantuonnin velvoitteista huolehtimiseen, takuisiin, asiakaspalautteisiin ja digitaalisiin palveluihin sekä markkinointiyhteistyöhön liittyen. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa myös saman maahantuojan muille jälleenmyyjille ja huoltoliikkeille markkinointitarkoituksiin ja asiakassuhteiden hoitoon liittyen.   

Käyttöauto voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Käyttöauto voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Käyttöauto on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Käyttöauto on osallisena yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Käyttöauto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

Kauppasopimukset ja muut alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Käyttöauto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Rekisteröityjen oikeudet 

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. 

Oikeus tietojen tarkastamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Käyttöauto poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Käyttöauto voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä:

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Niitä käytetään myös sivustomme kävijämäärän ja mainontamme mittaukseen. Evästeiden käyttö mahdollistaa palvelujemme parantamisen ja entistä räätälöidymmän sisällön tarjonnan asiakkaillemme. 

Evästeasetusten muokkaaminen onnistuu milloin tahansa uudestaan. Huomioithan, että evästeasetukset ovat selainkohtaisia.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Käyttöauto kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tietosuojaseloste on päivitetty 5.5.2025